Gestión de los contenidos electrónicos

El tratamiento de la información ha evolucionado rápidamente hacia la gestión de los contenidos electrónicos y la interpretación crítica de la información contenida en los documentos. El uso de las nuevas tecnologías obliga a que los estudiantes sepan gestionar los contenidos, administrarlos, referenciarlos, conocer sus formatos, transferirlos.

Gestión del contenido electrónico

Es conveniente que los estudiantes aprendan a gestionar los contenidos electrónicos y la información en general, con el fin de que éstos puedan ser activados en el momento adecuado del aprendizaje, utilizados eficazmente para la toma de decisiones y transferidos cuando se precise.

La gestión del contenido abarca todas las operaciones relacionadas con la creación, almacenamiento, análisis, tratamiento y difusión de la información, con el propósito de añadir valor a la información existente para crear nuevo conocimiento. El contenido electrónico se puede gestionar desde la red o directamente con el ordenador personal.

Para gestionar el contenido electrónico hay que tener en cuenta:

  • El nivel de los usuarios: normal y avanzado
  • La compartición de información. Aunque una información puede estar escrita varias veces, publicada en varios sitios y con una visualización diferente. El contribuidor debe indicar la validez del contenido y actualización
  • Visualización de la web: ofreciendo tanto la visión global como parcial de la página.
  • La naturaleza de los lenguajes de marcado (como XML) que permiten gestionar independientemente el contenido y la estructura.

La gestión de contenido de las páginas web personales o de entidades

Es una técnica clave para la estrategia web de toda organización, que permite gestionar sitios web y compartir la información de forma más eficaz, asegurar la actualización de sus enlaces, crear espacios de intercambio de documentos, administrar las restricciones de acceso a ciertas partes de un sitio, de una intranet, de una internet, etc.

La gestión personal de las páginas web

Se puede llevar a cabo a través de las herramientas que ofrecen los navegadores como puede ser la gestión de favoritos, historial, establecer páginas de inicio, establecer niveles de seguridad, tipo de conexiones, etc.

Gestión del contenido de tus archivos

A nivel cognitivo.

Gestionar el contenido significa estructurar internamente el documento, con la ayuda de herramientas que permiten visualizar la estructura global del documento y desplazarse dentro (con el uso de mapa del documento en Word por ejemplo), establecer hipervínculos dentro del documento o hacia fuera del documento.

A nivel físico.

Gestionar el contenido es también estructurar cada fichero gracias al resumen (que está en sus propiedades) que permite dar: título, asunto, autor, categoría, palabras clave y un comentario. Sin abrir el fichero se puede conocer el contenido. También se puede personalizar el fichero. Las carpetas no tienen el resumen pero se pueden compartir.

Gestionar el contenido significa no sólo dominar el tipo de almacenamiento, como pueden ser las carpetas, subcarpetas, maletines, sino también el lugar de almacenamiento dentro del ordenador o en soporte extraíble. Se puede buscar las carpetas y archivos gracias al motor de búsqueda de Windows, es necesario entonces conocer el significado de las rutas.

Es importante hacer copias de seguridad de todo el contenido electrónico, ya que los virus informáticos pueden perder nuestra información.

Almacenamiento a través de formato

Es el modo en que se organizan los datos en un fichero, definiendo la estructura interna del documento, para recuperar la información almacenada con la misma estructura con la que ha sido guardada.

Los formatos no tienen estándares solo, pues siguen una política aceptada por todos, es lo que hace que en la actualidad haya una infinidad de formatos y muchos se utilizan aisladamente.

Debido a este problema son las propias empresas las que generan sus propios formatos a la vez que desarrollan el software para utilizarlos.

Ejemplo: Acrobat distribuye el formato .pdf

  • Cómo identificar un formato. La identificación se lleva a cabo a través del nombre del fichero, ya que todos tienen al final un punto donde se indica el formato.
    Ejemplo: nombre_fichero.extensión:

    • gasesnobles.pdf
    • gasesnobles.doc
  • Lista de formatos según el tipo de documento
  • Como almacenarlos en tu ordenador:
    • El sistema permite guardarlos según extensiones en cualquier parte del ordenador (escritorio, mis documentos, etc.)
    • Crear carpetas específicas para cada extensión.

Administrar contenidos

La importancia de estructurar y organizar nuestra propia información es vital, y mucho más importante en el caso de los documentos electrónicos. Por eso podemos emplear las siguientes utilidades:

Gestión de carpetas

La carpeta de Mis documentos es la que proporciona Windows para almacenar nuestros documentos junto con, mis imágenes y mi música.

Crear subcarpetas:

  • A través de Mis documentos -> abrir -> Nuevo -> Carpeta
  • Con el ratón: clic -> nuevo -> carpeta

Crear Maletín

Utilizado para compaginar documentos en distintos equipos conectados a una red, de forma que se crean automáticamente duplicados con sólo conectarse.

Mis documentos -> nuevo maletín

Compilar documentos.

Los ficheros comprimidos podríamos decir que son una versión reducida del fichero original, que para ser usados nuevamente necesitan ser descomprimidos.

  • Características:
    • Permite ahorrar espacio , tanto para almacenarlos como para transportarlos físicamente
    • Reduce el tiempo de transferencia
  • Programas:Con la necesidad en auge de compilar cada vez más los documentos, existen software apropiados en el mercado como:
    • Winzip. El formato de archivos comprimidos ZIP se lleva usando muchos años y antes existían herramientas para MS-DOS u otros sistemas similares que permitían el manejo de los mismos. Alguna de estas herramientas podía ser PKZIP o UNZIP que ejecutándose haciendo uso de parámetros, podíamos extraer los ficheros que contenían. Después de todo este tiempo y con la aparición de Windows como sistema operativo de forma masiva, ha dado como resultado el uso de programas como Winzip.
    • WinRAR. El compresor WinRAR también ha sido una extensión del brazo que movía los archivos RAR en MS-DOS hacia el sistema Windows. El manejo de WinRAR con respecto a Winzip es muy similar por no decir igual; el compresor además tiene soporte para comprimir a RAR o a ZIP y extraer cualquier fichero de los formatos : RAR, ZIP, CAB, ARJ, LZH, ACE, TAR, GZIP, UUE.
    • FilZip. Comprime ficheros ZIP, PK3 (Quake III), BH, CAB, JAR, LHA, TAR y GZIP (TAR.GZ) Comprime y descomprime ficheros ZIP, PK3 (Quake III), BH, CAB, JAR, LHA, TAR , GZIP (TAR.GZ), ACE, ARC, ARJ, RAR y ZOO (gratuito http://www.filzip.com/)

Documentos hipertexto a través de índices

Permite mantener interactividad entre los documentos almacenados dentro del ordenador.

Dentro de los ficheros .doc podemos enlazar a documentos de extensión, con la opción insertar hipervínculo (Alt+ctrl.+K)

Establecer referencias bibliográficas

Se rigen por la norma ISO 690 (equivalente a la norma UNE 50-104-94) /ISO 690-2 (equivalente a la norma UNE )

ISO 690

ISO 690 o su equivalente UNE 50-104-94: Establece los criterios para la elaboración de referencias bibliográficas, el orden de los elementos y las convenciones para la trascripción y presentación de la información

ISO 690-2

ISO 690-2: Especifica los elementos que hay que incluir en las referencias de los documentos electrónicos y establece una ordenación obligatoria de esos elementos.

Ofrece además una serie de convenciones para la trascripción y presentación de la información obtenida a partir de un documento electrónico.

Ejemplos:

Las referencias sirven para:

  • Dar a conocer trabajos anteriormente publicados que sirven para apoyar una nueva publicación
  • Dar fiabilidad a la investigación documentando su origen y permite su comprobación
  • Ampliar conocimiento sobre la investigación
  • Cumplir con el principio de reconocimiento de los méritos ajenos evitando de esta manera el plagio

Administrar referencias bibliográficas

Administrar referencias se realiza con ayuda de programas informáticos que permiten de una manera automática organizar y estructurar la bibliografía. Las opciones son variadas y dependen del programa pero su característica principal es que se pueden crear bases de datos de todas nuestras referencias bibliográficas. En sisdoc podemos encontrar demos gratuitos de programas para administrar referencias bibliográficas.

A continuación se ofrece un listado de programas que permiten establecer referencias bibliográficas.

ProCite

ProCite es un programa de gestión bibliográfica, útil para organizar referencias y crear bibliografías automáticamente desde un procesador de textos. Permite construir bases de datos con las referencias bibliográficas que se obtienen de las búsquedas realizadas en cualquier soporte, desde CD-ROM hasta bases de datos Online.

EndNote

EndNote permite a cualquier investigador, estudiante o bibliotecario consultar bases de datos bibliográficas online para después organizar las referencias bibliográficas e imágenes de allí extraídas en una base de datos personal. Desde ella, es posible construir tanto bibliografías como índices de imágenes para introducirlos en documentos Word de una forma rápida y sencilla. El gran avance de EndNote es la organización de imágenes con texto para facilitar el proceso de investigación y publicación de trabajos.

Reference Manager

Reference Manager permite construir una base de datos importando las referencias descargadas a un archivo propio después de haber realizado una búsqueda online o en CD-ROM. De esta forma, Reference Manager permite crear bases de datos propias y realizar búsquedas en ellas. Se pueden exportar las citas bibliográficas a documentos siguiendo normas internacionales, como por ejemplo, las normas Vancouver en Medicina.

Habilidades y competencias

  • Destrezas en el conocimiento y manejo de los diversos formatos de ficheros (texto, imagen, sonido.)
  • Dominio de las diferentes herramientas que ofrece cualquier programa para el almacenamiento de información (maletines, carpetas,.)
  • Conocimiento de los sistemas de compartición de información electrónica
  • Habilidades y dominio en el manejo del lenguaje XML para la gestión de los contenidos electrónicos, entendiendo bien la función clave de los metadatos

Dossier electrónico

Dossier bibliográfico

  • JOHANNSEN, Carl Gustav. “Total quality management in a knowledge management perspective”. En Journal of Documentation, vol. 56, nº1, January 2000, pp. 42/54